參展是企業(yè)宣傳產(chǎn)品、聯(lián)系客戶以及提升形象的重要途徑。企業(yè)投入了大量的人力、物力和財力，當然希望能在展會上有所收獲。對于擁有穩(wěn)定客戶的大公司來說，展會更多意義上是宣傳企業(yè)形象、發(fā)布潮流趨勢的舞臺；而且一般由專人負責，參展效果可以得到準確的預測和有力的控制。而對廣大中小企業(yè)來說，展會要取得較好的效果，決策者必須摒棄錯誤的參展動機和參展方式。如果決策者不希望浪費一分精力和財力，那么制訂一個合理的時間表就很重要了。
      以下是一個可取的安排模式，企業(yè)在考慮參展時可以參考。
（一）12個月前
       1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面選擇展會，可以適當詢問專業(yè)人士和機構的意見，確定全年的展覽計劃。企業(yè)在年初做全年工作計劃的時候，應該將展會也納入計劃的范圍，因為參展和產(chǎn)品/服務的銷售以及公司的發(fā)展是有機結合在一起的。心血來潮的參展不僅會造成公司資源的浪費，而且對公司的發(fā)展也是不利的。
       2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料。企業(yè)如果選擇國外展會，可以先和國內(nèi)代理公司聯(lián)系，因為代理公司熟悉相關展會和市場情況，而且周到的服務項目的確能夠省去企業(yè)不少的麻煩。選擇代理公司非常重要，好的代理公司不僅可以為企業(yè)爭取到有利的展位，而且可以提供包括展位搭建、商貿(mào)配對在內(nèi)的增值服務，使企業(yè)花更少的錢，獲得更多的權利。
      3、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃。
（二）9個月前
       1、設計展臺。有過參展經(jīng)歷的人都知道展臺設計出色的展商受到買家的關注度遠遠超過那些設計一般的甚至沒有設計的展商。在產(chǎn)品、價格日趨一致的情況下，包裝就成為展商的一大賣點。所謂的“眼球經(jīng)濟”不應該僅僅體現(xiàn)在產(chǎn)品或服務上，更應該體現(xiàn)在企業(yè)的整體形象上。高質(zhì)量的展臺搭建、高素質(zhì)的人員配備以及設計精美的發(fā)放品將為企業(yè)帶來意想不到的人氣。
      2、選擇并準備展品。準備展品需要注意的是展品不是越多越好。曾經(jīng)有家企業(yè)花費巨額費用將所有產(chǎn)品運到國外，但是展會現(xiàn)場前來咨詢的買家卻并不是很多，后來一問才知道，大部分產(chǎn)品根本不適合當?shù)厥袌?，而且買家大部分是零售商，對企業(yè)帶來的產(chǎn)品并不非常感興趣。所以，企業(yè)在選擇展品時，必須考慮當?shù)氐南M習慣和展會邀請的買家性質(zhì)。
      3、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡。這點常被展商忽視，其實如果做好買家的展前邀請，參展效果將會事半功倍。筆者曾在中東一個展會上發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象：同是中國展商，展位搭建和展品也都大同小異，但是一個展臺前總是圍滿了前來咨詢的買家，這使許多國內(nèi)同行十分不解。后來這家展商告訴筆者，他們很早就給當?shù)匾庀蚩蛻舭l(fā)函，邀請他們到展會現(xiàn)場參觀。這樣一個小小的舉動最終為這家企業(yè)帶來了大筆的訂單和穩(wěn)定的客戶。目前企業(yè)尋找意向客戶的途徑主要是展會和網(wǎng)絡。企業(yè)可以從類似“思諾博在線”的電子商務網(wǎng)站上免費獲取真實有效的買家信息，提前與他們聯(lián)系。
（三）6個月前
      1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
      2、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，安排展覽期間翻譯員。翻譯員絕不是可有可無的角色。參加國際性展會，9平米的標準展位安排翻譯在內(nèi)的兩名人員比較合理。精通公司業(yè)務的翻譯員不僅勝任語言上的溝通任務，而且能夠較好的宣傳公司，促成生意成交。
     3、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
（四）3個月前
     1、最后確定參展樣品，準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品；
     2、將展位結構設計做最后的決定；
     3、計劃訪客回應處理程序；
     4、訓練參展員工。如果說展位和展品是企業(yè)的第一張“臉”，那么參展人員就是企業(yè)的第二張“臉”。因此，對人員進行一定的禮儀、談判技巧培訓是很有必要的；
     5、排定展覽期間的約談；
（五）四天前
    1、整理運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本，隨身攜帶；
    2、搭乘飛機至目的地；
 （六）三天前
    1、抵達目的地，飯店登記；
    2、查看展廳及場地；
    3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
    4、指示運輸承包商將物品運至會場；
    5、聯(lián)絡所有現(xiàn)場服務承包商，確定一般準備就緒；
    6、訪問當?shù)仡櫩停?BR>（七）兩天前
    1、確定所有物品運送完成；
    2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
    3、布置展位；
    4、將所有活動節(jié)目做最后的決定；
（八）一天前
    1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查；
    2、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報；
（九）展覽期間
    1、盡早到會場；
    2、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
    3、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，就必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
    4、每日與員工進行簡報；
    5、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應；
    6、實地觀察后盡早預約明年場地；
（十）展覽結束
    1、監(jiān)督攤位拆除；
    2、處理商機；
    3、寄出謝卡；
    “好的開始是成功的一半”--企業(yè)要想獲得良好的參展效果，必須做好充分的展前準備！